Każdy kto prowadzi własną firmę, ale też i gros osób realizujących zakupy przez internet, otrzymał przynajmniej raz fakturę proforma. Nie wszyscy jednakże wiedzą, czym faktycznie jest ten dokument i co go wyróżnia od typowej faktury.
Faktura proforma – dowód księgowy czy handlowy?
Po łacinie pro forma znaczy „dla pozoru”, toteż nierzadko można spotkać się z wyjaśnieniem, iż faktura proforma to tymczasowy rachunek sprzedaży. I owszem, taka faktura nie jest dokumentem księgowym, w związku z tym nie ujmuje się jej w ewidencji księgowej bądź w księdze przychodów i rozchodów. Rekomenduje się natomiast zatrzymać ją na przykład dla celów informacyjnych.
Faktura proforma winna uchodzić raczej za dowód handlowy, który rodzajem przedłożenia danej oferty. Nie stanowi dowodu zakupu artykułów ani zrealizowania usługi, zatem zgodnie z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług nie powoduje skutków w obszarze podatku VAT. Ale czy faktura proforma jest ostateczna? Nie, bowiem tyczy się usługi lub sprzedaży, która jeszcze nie została wykonana, toteż warunki transakcji w niej przedłożone mogą w każdej chwili być zmodyfikowane.
Proforma nie zwalnia z obowiązku wystawienia wiążącej faktury VAT
Faktura proforma zawiera te same dane i przypomina z wyglądu fakturę VAT, m.in.:
- dane kontrahentów,
- miejsce oraz datę jej wystawienia,
- nazwę usług lub towarów, będących przedmiotem transakcji (wespół z wskazaniem ich ilości, jednostek miary itd.),
- wartość brutto i netto (zarówno konkretnych towarów i usług, jak i wartość pełnego zamówienia) zapisana również słownie,
- stawka i obliczona z tego tytułu kwota podatku VAT,
- informacja o wysokości naliczonych zniżek,
- określenie prognozowanej daty realizacji usługi bądź doręczenia towaru,
- wskazanie terminu wniesienia opłaty.
Taką fakturę trzeba oznakować zauważalnie w tytule określeniem “PRO FORMA”, aby nie było żadnych trudności z rozróżnieniem tego dokumentu od właściwej faktury VAT, generującej następstwa podatkowe. Należy też pamiętać, że ten typ faktury nie zwalnia z konieczności wydania klientowi wiążącej faktury VAT. Co istotne, faktury proforma nie wolno wystawić w momencie, gdy kontrahent zapłaci w całości za przedmiot transakcji bądź wpłaci zaliczkę.