Faktura ustrukturyzowana – najważniejsze informacje

Krajowy System Faktur. Zdobądź więcej szczegółów.

System faktur ustrukturyzowanych miał pierwotnie funkcjonować już w 4 kwartale 2021 r., lecz ostatecznie przedsiębiorcom na skorzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur przyszło czekać kilka miesięcy dłużej. Projekt wystartował w pierwszym dniu 2022 r. Po 12-miesięcznym okresie przejściowym, w którym stosowanie KSeF jest nieobowiązkowe, począwszy od stycznia 2023 r. będzie to koniecznością dla wszystkich czynnych podatników VAT, jak i dla przedsiębiorstw zwolnionych z podatku od towarów i usług.

Faktura ustrukturyzowana – plusy tego rozwiązania

Faktury ustrukturyzowane to nic innego jak dokumenty elektroniczne, które posiadają precyzyjnie określoną strukturę informacji zakodowanych z wykorzystaniem znaczników XML. Takie kodowanie zasadniczo mało co mówi człowiekowi, który nie wie jak go rozszyfrować, lecz dla stosownej aplikacji do rozliczania oraz wystawiania faktur ten dokument jest doskonale czytelny. Dzięki temu, iż faktury mają jednakowy format obojętnie które aplikacje księgowe wykorzystują kontrahenci transakcji, informacje zawarte w fakturze ustrukturyzowanej zostaną odczytane w ten sam sposób. Jest to znaczący postęp zwłaszcza dla biur rachunkowych, które do tej pory często mają do czynienia z przypadkami nieprawidłowego odczytywania przez oprogramowanie księgowe informacji z faktur przekazywanych przez klientów w formie zdjęcia faktury papierowej lub pliku PDF. Faktury ustrukturyzowane całkiem wykluczają prawdopodobieństwo błędu przy wprowadzaniu danych z faktury przez księgową, jak również nieprawidłowego ich odczytania przez technologię OCR.

Używanie Krajowego Systemu e-Faktur przyspiesza zwrot VAT

Każdy przedsiębiorca od 1 stycznia 2021 r. może odebrać oraz wystawić faktury ustrukturyzowane za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur uruchomionego przez Ministerstwo Finansów. Dzięki KSeF właściciele przedsiębiorstw przede wszystkim szybciej dostaną zwrot VAT, są zwolnieni z konieczności przesyłania pliku JPK_FA, a także zyskują większe bezpieczeństwo rozliczeń, gdyż mają pewność, że faktury się nigdzie nie zapodzieją (KSeF zachowuje dane o dokumentach przez dekadę). Natomiast Ministerstwo Finansów dostaje instrument, który umożliwia dokładniejszą kontrolę systemu podatkowego, czyli w większym stopniu zapobiega patologiom w sferze podatku akcyzowego, dochodowego oraz od towarów i usług. Watro podkreślić, że obowiązek stosowania KSeF nie równa się zakazowi używania komercyjnego oprogramowania księgowego, jednak musi ono być zintegrowane z Krajowym Systemem e-Faktur.